תוכנת OCR מסייעת לתהליך חיפוש הטקסט הרצוי במסמכים, כך שכל נייר שנסרק למערכת המחשוב יהיה בעל יכולת אחזור מהירה ויכות קריאה, כאילו שנוצר מלכתחילה כקובץ דיגיטלי.

עם הפעלת פונקצית החיפוש, מערכת התוכנה לניהול מסמכים תהיה מסוגלת לאתר ולזהות את
מילות המפתח הנדרשות ולשלוף את המסמך הרצוי מבין עשרות ומאות אלפי מסמכי הארגון.
מערכת OCR טובה צריכה לאפשר זיהוי לא רק על ספרייה ספציפית, אלא גם על תתי הספריות שלה.

הפלט הרצוי בדרך כלל הוא קובץ WORD המשמר את מבנה הדף המקורי, כולל טבלאות, טורים ותמונות, וכל זאת בגודלם המקורי.

אפשרות נוספת מייצרת מסמך PDF דו-שכבתי הכולל את קובץ התמונה המקורית ואת הטקסט שזוהה והפך לבעל יכולת חיפוש ואחזור כאילו שנוצר במקור כקובץ טקסט דיגיטלי.
הכותב הוא מנהל האתר דוקיומנטס (Documents) – אתר השער לניהול וסריקת מסמכים.