ניהול מסמכים הוא סידור כל התכנים של הארגון, ושיבוצם כחלק אינטגרלי במערכת המחשוב. כאשר מדובר במסמכים שנוצרו במחשב, דהיינו בקבצים דיגיטאליים, התהליך קל ופשוט יותר, ברם, כשאנחנו רוצים להכניס למחשב את התכנים האחרים שלנו כגון טפסים, ניירות, מכתבים, חשבוניות, תעודות משלוח, חוזים, תמונות, ציורים וכיוצא בזה, יש צורך בתהליכים נוספים.

ניהול מסמכים הוא תהליך שבו אנו מרכזים את קבצי המסמכים של הארגון במקום מוגדר, ובנוסף אנו הופכים את מסמכי הנייר הקיימים לקבצים דיגיטאליים שניתן לבצע עליהם פעולות נוספות. תורת ניהול המסמכים גורסת כי המסמכים הם חלק מהמידע והידע בארגון ומוטלת עלינו המשימה לרכז מידע זה כך שיהיה זמין לשליפה ולשימוש לכל מי שקיבל את ההרשאות לכך.

ניהול מסמכים מוצלח בארגון מחייב התייחסות רצינית להטמעת התהליך בקרב משתמשי הארגון. ניהול מסמכים מחייב שינוי בגישה ו"חינוך" המשתמשים לריכוז המסמכים החדשים והישנים במקום אחד, ובנוסף, לוודא כי המשתמשים פועלים לפי השיטות והכללים החדשים שהותוו בשלב יצירת המסמך, דהיינו הקלדת תווים מסוימים בשדות המתאימים במערכת ניהול המסמכים.
ידועים מיקרים בהם הקימו ארגונים מערכות מתקדמות לניהול מסמכים בהשקעה גדולה ולאחר זמן לא רב ננטשה המערכת והמשתמשים חזרו לעבוד בשיטה הישנה בה עבדו בטרם הוכנסה מערכת ניהול המסמכים. מקרים כאלה קרו וקורים הן בארגונים מתקדמים עתירי מחשוב והן בארגונים מבוססי עבודת נייר.
קחו לדוגמה חברה יצרנית שהחלה לסרוק את תעודות המשלוח החתומות שחזרו מהלקוחות לאחר אספקת הסחורות. המסמכים החתומים והסרוקים שולבו במערכת ניהול המסמכים החדשה שהותקנה בארגון. בדיקה שנעשתה בחלוף מספר חודשים העלתה כי חלק מתעודות המשלוח לא נסרק כיוון שאחד העובדים במחסן הוחלף בעובד חדש שלא עבר הכשרה מתאימה ולא עבד בעבר מול מחשב.

קיימות מספר גישות בניהול מסמכים. קיימת גישה הטוענת כי יש צורך בהקמת מאגר מידע ארגוני אחד כך שכל משתמש שקיבל את ההרשאה המתאימה, יוכל לגשת למסמך, לצפות בו ולבצע בו שינויים, תוך שמירה על הגרסה של המסמך המקורי. גישה נוספת מאפשרת ליצור מערכת לניהול מסמכים המתאימה לצורך מסוים בלבד ולא מחייבת הקמת מערכת ניהול מסמכים לכלל הארגון.
גישה נוספת דוגלת בהקמת מערכת ניהול מסמכים המשלבת בין שתי הגישות כך שכלל מסמכי הארגון יהיו מנוהלים במקום מרכזי ובנוסף קיימות מחיצות בהן מנוהלים מסמכים פרוייקטאלים כאלה ואחרים.

חברה המעוניינת להתחיל לעבוד עם מערכת לניהול מסמכים, צריכה ראשית לחשוב בכמה תתבטא התועלת לארגון, האם ההשקעה מוצדקת, האם ניתן להטמיע את המערכת בסביבה האנושית
בארגון, האם מערכת חדשה לניהול מסמכים תכביד ותאט את עבודת המשתמשים או תייעל אותה, מה התהליכים והשיטות שעליה לנקוט כדי לשלב את המערכת בהצלחה וכיוצא בזה.
לאחר מכן עליה לבחור בתוכנה הנכונה והמתאימה לארגון. בהמשך עליה לתכנן את המסלול הנכון בו תשולב המערכת בארגון. יש צורך להחליט על ההיבט המחשובי של הטמעת המערכת לניהול מסמכים במערכות המידע בארגון, כולל מחשבה על שרידות, אבטחת וגיבוי הנתונים במערכת.
יש צורך לקבל החלטה בדבר שילוב המסמכים הישנים המתויקים בקלסרים עבי קרס ומאוחסנים בארכיונים ובתי גניזה. החברה יכולה להחליט כי רק משנה מסוימת כל מסמכי הנייר ישולבו במערכת ויתר המסמכים יישארו מתויקים בקלסרים. במקרה כזה יש לבצע תהליך של סריקת המסמכים ושילובם במערכת. לצורך כך חברות משתמשות בספקי שירותי סריקה הסורקים את המסמכים הישנים והופכים אותם לפורמט דיגיטאלי. ספקי שירות מסוימים מגיעים לאתר הלקוח וסורקים את המסמכים במשרד, בעוד שחברות אחרות מעדיפות לקבל את ערימות המסמכים הישנים בלשכות הסריקה שלהן ולבצע את הסריקה בסורקים מקצועיים מהירים.
נסכם את המאמר בפתגם הידוע "סוף מעשה במחשבה תחילה".
פרטים נוספים בדוקיומנטס - אתר השער לניהול מסמכים - www.documents.co.il